予定表を共有すること

「すみません。時間が全然足りないっす!」と新入社員からこのような言葉をよく聞かれることです。仕事の優先順位が付けられず、仕事をこなすにも時間がかかるため、テンパってしまうのです。納期遅れが起きてしまうこともあります。残業の慢性化にもつながります。この残業によって疲弊し、ますます仕事のスピードは落ち、モチベーションも下がっていくという悪循環に陥ってしまうのです。時間管理と優先順位付けはビジネスの基本です。ぜひともたたきこまなければなりません。そのために予定表の共有を行いましょう。毎朝、数分、昨日は予定に対してどのように行動したのか、今日の予定は、などをみんなで手帳などを手元に置き、行うのです。
「忙しいです!」「テンパってます!」といいますが具体的にはどのくらい忙しいのか(逆に暇なのか)、を把握できます。事前に状況を把握できますので、まずい状況になる前にフォローすることが可能になるのです。この共有会では、報告を聞くだけではなく、自分自身の予定も公開すると効果的です。どのタイミングのアポなら同席、同行できるかなどがわかるからです。自分からも「この時間はあいているから、どんどん、同行・同席や相談の予定を入れるように」と促してみましょう。特に新人に対しては、この場を利用して、時間の使い方と指導をすると効果的です。例えば、営業の新人の場合には、アポとアポとの間に時間がある場合や、アポの場所が遠く離れすぎている場合などは必ず突っ込みを入れるようにするのです。「この開いている時間に何をするのか、決めている?」「もう一件くらいアポは入れれない?」「オフィスであの案件について提案書を書く時間は確保してあるの?」「せっかく遠くまで行くなら、そこでもう一件アポを入れることはできないの?」などそれぞれに応じて突っ込みを入れると効果的といえます。これらは毎日行うトレーニングなのです。優先順位付けと時間の有効活用の方法をマスターしてもらいましょう。

あのアイドルは、単位制高校の出身です。