赤ペンと青ペンを使うこと

新入社員のビジネス文書を見てみると、「自己流」が大半です。パソコンの機能を活用し、見た目は華やかになっているものの、中身がうすいことや、独りよがりになっているものが目立ちます。プロの文書がどういうものかを知らないのです。この対策としておススメの方法は、彼らが作成した資料を赤ペンで真っ赤にするのです。ルールを守っていない部分、言葉づかいがおかしい部分、分かりづらい部分、企画として弱い部分を分からせてあげるのです。加えて「自分だったらこう考える」「こんな視点もかんがえられないか?」といったことも記述していきます。これに対し、単に真っ赤にするだけでは、「嫌味な上司」「うざい先輩」になってしまうので、少しでも「キラリと光るアイデア」「ルール・マナーを守っている点」などがあればこんどは青ペンを使ってほめてあげます。「具体的になにがよかったのか?」についての評価コメントも付けましょう。以前の資料から改善点がみられた部分については、その部分に下線を引きます。丸で囲むなどをして評価してあげましょう。
書きこんだ資料は、渡すだけでなく、必ず補足説明をします。文面だけでは、冷たい印象を与えてしまうことがあるためです。資料を作ったことを褒めつつ、各コメントの真意を説明するのです。褒める際も、突っ込む際も、大事なことは、「具体的に指摘してあげる」ということです。単に叱ると、「うざい先輩」になってしまいます。反論があったら最後まで聞きましょう。「腹に落としてあげる」ことによって納得感は得られるものなのです。この方法の良いところは、赤字と青字の量で悪かった部分、良かった部分が一目瞭然になるということです。回を重ねるごとに、青字の量が増えていくとやりがいも増すものです。実際に上司からこのやり方で指導を受けると「今度こそ青字を増やすぞ!」という気持ちになり、やる気も高まっていくものなのです。指導する側も大変ですが、自分自身も成長します。コミュニケーションの活性化にもつながります。確実に文書作成力、企画力は伸びていくでしょう。