仕事の優先順位を付けさせること

「先輩、仕事でパンパンです!」「時間がありません!」新入社員はいつもテンパっています。残業時間も増えます。期日になって「あの資料はどうなっているの?」と問いかけると「できていません」と自信満々な答えが返ってきます。持ってきた資料が「寒い」ものだったりもします。これらの大きな原因の一つは「優先順位付け」です。これができていないので、テンパってしまうのです。もちろん、若いうちはたくさんの仕事にまみれさせて、テンパらせて育てるという荒行事もあるにはあります。しかし、やはり「優先順位付け」ができるようになると、最少の時間で最大の効果を生むことができるので、非常に効果的なのです。若手であれ、ベテランであれ、ビジネスの基本の一つは「優先順位付け」なのです。起業家やトップコンサルタントも決まってこれが大切であると主張しています。
それでは、この付け方ですが、日本のビジネスパーソンの間で最もポピュラーなのが「重要度」×「緊急度」のマトリクス(表)を作り、そこに仕事をプロットしていく方法です。まずはやりたいこと、やらなければならないことを書き出させます。それぞれの締め切りも横に書き出させます。それをマトリクスの上に転記させます。付箋などを使う手もありますが、何度も実際に書かせた方が、仕事の量や締め切りを何度も意識できるので、その分効果的といえます。出来たものをチェックし、突っ込みます。よく言われることですが、「重要」であるが「緊急でない」仕事はついついサボってしまうので、ここの進捗状況は怠らないようにしましょう。なお、分類の切り口は他にも「緊急度」×「難易度」や「達成度」×「重要度」などがあり、これらを併用する方法もあります。この作業は、新人のうちに配属されて少なくとも一ヶ月間は、毎日続けるようにすると効果的です。大変ですが、確実に成長します。この繰り返しで、自分の仕事量や、期日を常に意識できるようになるのです。「優先順位付け」はできるビジネスマンへの第一歩なのです。